At Jaya Grocer, we are committed to maintaining ethical and sustainable business practices. We value the relationship we share with our suppliers and consider them integral to our shared success. We therefore expect our suppliers to share this commitment and to adhere to the following Supplier Code of Conduct Policy.
1) Introduction
This document is the property of Trendcell Sdn Bhd (Company No.: 200101008291 (544047-T)) and Jaya 33 Supermarket (Malaysia) Sdn Bhd (Company No.: 200701016968 (774977-T)), its subsidiaries, associates, affiliates or related companies (“Jaya”). Any unauthorized use, disclosure, reproduction or/and transmission is strictly prohibited.
The Supplier Code of Conduct (the “Code”) considers Jaya’s internal guidelines and policies (for further information please Email [email protected]) and sets out the acceptable behavior of its suppliers in providing goods and services.
This Code shall apply to all suppliers including any entity which provides such goods/services indirectly to Jaya through such suppliers.
This Code shall be made available to our suppliers and is a condition to a contract entered into between Jaya and the supplier (the “Contract”). Jaya reserves the right to terminate the Contract with any supplier who is found to have breached any part of this Code.
2) Laws and Regulations
Suppliers must comply with all applicable laws, regulations, and standards in the jurisdictions where they operate in and where goods and services are provided.
Where there are any discrepancies between the requirements of this Code and prevailing laws/regulations, the stricter one shall apply
3) Ethical Conduct
Suppliers are expected to conduct their business with integrity, honesty, and transparency.
They must avoid all forms of bribery, corruption, and unethical practices at all times.
4) Anti-Bribery and Corruption
Any form of fraud, corruption, extortion or other behaviour involving improper benefits shall be strictly prohibited. Suppliers shall not offer or accept bribes or other unlawful/ improper benefits/ advantages from their business partners. Suppliers shall not offer any form of benefits or gratification to Jaya Grocer employees to obtain an unfair business advantage.
5) Conflict of Interest
Suppliers shall disclose, at the first instance, if there is a potential conflict of interest relating to its potential and/or existing contractual relationship with Jaya Grocer. Suppliers shall also disclose, at any time during an ongoing contractual relationship with Jaya Grocer, any actual or potential conflict of interest.
6) Fair Competition
Suppliers shall adopt fair practices and ensure its business practices are in line with all applicable antitrust or competition laws.
7) Confidentiality and Intellectual Property
Suppliers must respect the confidentiality of Jaya information, trade secrets and intellectual property rights. They should not disclose any confidential information or use Jaya’s intellectual property without proper authorization.
8) No Subcontracting of Services
Suppliers are reminded that Jaya Grocer has chosen to work with your company specifically. Suppliers shall not assign, transfer, novate or sub-contract any of its rights and obligations without Jaya Grocer’s prior written consent.
9) Labour Standards
Suppliers must uphold fundamental labour rights, including the freedom of association, collective bargaining, elimination of forced or compulsory labour, abolition of child labour, and elimination of discrimination in employment. Suppliers should provide their employees with fair wages and benefits, reasonable working hours, and safe working conditions.
10) Environmental Responsibility
Suppliers are encouraged to minimize their environmental impact by implementing environmentally friendly practices. This includes waste reduction, energy conservation, responsible sourcing of raw materials, and compliance with environmental laws and regulations.
11) Quality and Safety
Suppliers must provide products and services that meet or exceed applicable safety and quality standards. They should have systems in place to ensure the safety and quality of their products, including proper labelling, handling, and storage.
12) Social Responsibility
Suppliers are encouraged to engage with and support the communities in which they operate. This may include charitable contributions, community development initiatives, and support for local education and healthcare programs.
13) Monitoring and Compliance
Jaya reserves the right to monitor supplier compliance with this code of conduct. Suppliers may be subject to audits and assessments to ensure adherence to these standards. Non-compliance may result in corrective action, up to and including termination of the supplier relationship.
14) Communication and Training
Suppliers are expected to communicate this code of conduct to their employees, agents, subcontractors, and relevant stakeholders. They should also provide appropriate training to ensure understanding and compliance with these standards.
**Jaya values its relationship with suppliers who share our commitment to ethical conduct, social responsibility, and quality. By adhering to this Supplier Code of Conduct, suppliers contribute to a sustainable and responsible supply chain that benefits all parties involved.
Violation
Violations of the Supplier Code of Conduct by suppliers can vary in nature and severity. Here are a few examples of potential violations:
i.) Child Labour: Employing underage workers below the legal working age specified by local laws and international standards.
ii.) Forced Labour: Engaging in any form of forced or compulsory labour, where workers are made to work against their will.
iii.) Discrimination: Discriminating against employees based on race, gender, religion, age, disability, sexual orientation, or any other protected characteristic.
iv.) Environmental Violations: Disposing of waste irresponsibly, polluting natural resources, or not adhering to environmental regulations.
v.) Bribery and Corruption: Offering, giving, receiving, or soliciting bribes or other undue advantages to influence actions of an official or other person in the conduct of business.
vi.) Intellectual Property Theft: Unauthorized use or reproduction of Jaya’s intellectual property, such as trademarks, copyrights, or trade secrets.
vii.) Non-Compliance with Laws: Violating any applicable laws and regulations, including labour laws, environmental regulations, or health and safety standards.
viii) Lack of Transparency: Failing to be transparent in business practices, including inaccurate reporting, misleading advertising, or withholding information from Jaya.
When a violation is identified, Jaya may act based on the severity of the violation. These actions could include the following:
i.) Immediate Corrective Action: Requiring the supplier to address the violation promptly and implement corrective measures.
ii.) Warning: Issuing a formal warning to the supplier, outlining the violation and specifying the necessary actions to rectify the situation.
iii.) Probation: Placing the supplier on probation, during which their compliance with the code of conduct is closely monitored.
iv.) Termination of Contract: Severing the business relationship with the supplier if the violation is severe or if corrective actions are not taken within a specified timeframe.
Kindly note that Jaya will conduct thorough investigations to determine the nature and extent of the violation before deciding on an appropriate course of action.
Reporting of Concerns
Suppliers are free to report any concerns, known and/or suspected fraud / wrongdoing via the following means:
- Email: [email protected]
Jaya Grocer shall observe the following principles with regards to any such concerns/ issues raised in good faith:
- Confidentiality: – All reports made and the identities of the whistle-blowers will be kept strictly confidential, to the extent allowed by law and the needs of any investigation.
- Retaliation: – Jaya Grocer does not tolerate any form of retaliation, reprisals or harassment against whistle-blowers.
**As part of our supplier agreements and embedded in our Purchase Orders, our suppliers understand and acknowledge that they will adhere to our Supplier Code of Conduct enclosed herewith.
DASAR TATAKELAKUAN PEMBEKAL JAYA GROCER
BAHAGIAN TADBIR URUS, RISIKO DAN PEMATUHAN (BAHASA MALAYSIA)
1) Pengenalan
Dokumen ini adalah hak milik Trendcell Sdn Bhd (No. Syarikat: 200101008291 (544047-T)) dan Jaya 33 Supermarket (Malaysia) Sdn Bhd (No. Syarikat: 200701016968 (774977-T)), anak syarikatnya, syarikat bersekutu, sekutu, atau syarikat berkaitan (“Jaya”). Sebarang penggunaan, pendedahan, pengeluaran semula atau / dan penghantaran tanpa keizinan adalah dilarang sama sekali.
Kod Tingkahlaku Pembekal (“Kod”) mempertimbangkan garis panduan dan dasar dalaman Jaya (untuk maklumat lanjut sila Emel: [email protected]) dan menetapkan tingkah laku yang diterima oleh pembekal Jaya dalam menyediakan barang dan perkhidmatan.
Kod ini terpakai kepada semua pembekal termasuk mana-mana entiti yang menyediakan barang / perkhidmatan secara tidak langsung kepada Jaya melalui pembekal tersebut.
Kod ini akan tersedia kepada pembekal kami dan merupakan syarat kepada kontrak antara Jaya dan pembekal (“Kontrak”). Jaya berhak untuk menamatkan kontrak dengan mana-mana pembekal yang didapati telah melanggar sebarang bahagian kod ini.
2) Undang-Undang dan Peraturan
Pembekal wajib mematuhi semua undang-undang, peraturan dan standard yang berkenaan di dalam bidang kuasa mereka beroperasi dan di mana barang dan perkhidmatan disediakan.
Apabila terdapat sebarang perbezaan antara keperluan kod ini dan undang-undang atau peraturan yang berkuatkuasa, kod atau peraturan/undang-undang yang lebih ketat harus digunakan.
3) Tingkah Laku Etika
Pembekal perlu menjalankan perniagaan mereka dengan penuh berintegriti, kejujuran dan ketelusan. Mereka mesti mengelak daripada melakukan sebarang bentuk rasuah, korupsi, dan amalan tidak beretika pada setiap masa.
4) Anti-Rasuah dan Korupsi
Sebarang bentuk penipuan, korupsi, pemerasan atau tingkahlaku yang melibatkan manfaat tidak wajar adalah dilarang sama sekali. Pembekal adalah dilarang menawarkan atau menerima rasuah atau manfaat / kelebihan yang tidak sah / tidak wajar dari rakan perniagaan. Pembekal tidak boleh menawarkan sebarang bentuk faedah atau suapan kepada pekerja Jaya Grocer untuk mendapatkan kelebihan perniagaan yang tidak adil.
5) Konflik Kepentingan
Pembekal harus mendedahkan, pada awalnya, jika terdapat konflik kepentingan potensial yang berkaitan dengan hubungan kontraktual potensial dan / atau sedia ada dengan Jaya Grocer. Pembekal juga harus mendedahkan, pada bila-bila masa semasa hubungan kontraktual yang sedang berlangsung dengan Jaya Grocer, sebarang konflik kepentingan sebenar atau potensial.
6) Persaingan Adil
Pembekal harus mengamalkan amalan yang adil dan memastikan amalan perniagaannya selaras dengan semua undang-undang antimonopoli atau persaingan yang berkenaan.
7) Kerahsiaan dan Hak Harta Intelek
Pembekal mesti menghormati kerahsiaan maklumat Jaya, rahsia perdagangan dan hak kekayaan intelek. Mereka tidak sepatutnya mendedahkan sebarang maklumat sulit atau menggunakan harta intelek Jaya tanpa kebenaran yang sewajarnya.
8) Tiada Subkontrak Perkhidmatan
Pembekal diingatkan bahawa Jaya Grocer telah memilih untuk bekerjasama dengan syarikat anda secara khususnya. Pembekal tidak boleh mengalihkan, memindahkan, memindahkan hak milik atau menyumber semula mana-mana hak dan obligasi tanpa kebenaran bertulis terlebih dahulu dari Jaya Grocer.
9) Piawaian Buruh
Pembekal mesti menegakkan hak asasi buruh, termasuk kebebasan berserikat, perundingan kolektif, penghapusan buruh paksa atau wajib, penghapusan buruh kanak-kanak dan penghapusan diskriminasi dalam pekerjaan. Pembekal harus menyediakan pekerja mereka dengan gaji dan faedah yang adil, waktu bekerja yang munasabah, dan keadaan kerja yang selamat.
10) Tanggungjawab Alam Sekitar
Pembekal digalakkan untuk meminimumkan kesan terhadap alam sekitar dengan melaksanakan amalan mesra alam. Ini termasuk pengurangan sisa, penjimatan tenaga, pembekalan bahan mentah secara bertanggungjawab dan pematuhan terhadap undang-undang dan peraturan alam sekitar.
11) Kualiti dan Keselamatan
Pembekal mesti menyediakan produk dan perkhidmatan yang memenuhi atau melebihi standard keselamatan dan kualiti yang berkenaan. Mereka harus mempunyai sistem untuk memastikan keselamatan dan kualiti produk mereka, termasuk pelabelan yang betul, pengendalian, dan penyimpanan.
12) Tanggungjawab Sosial
Pembekal digalakkan untuk berinteraksi dengan dan menyokong masyarakat tempatan mereka. Ini termasuk inisiatif tanggungjawab sosial korporat, seperti program pembangunan masyarakat, pendidikan dan program kelestarian.
13) Pematuhan dan Pemantauan
Pembekal mesti mempunyai mekanisme pematuhan dalaman untuk memastikan pematuhan dengan kod ini. Jaya berhak untuk memeriksa dan memantau pematuhan pembekal dengan kod ini, termasuk melalui audit luar atau penilaian sendiri. Pembekal dikehendaki bekerjasama sepenuhnya dengan sebarang audit atau penyiasatan yang dilakukan oleh Jaya atau pihak ketiganya.
14) Komunikasi dan Latihan
Pembekal dijangkakan untuk menyampaikan kod tata kelakuan ini kepada pekerja mereka, ejen, subkontraktor, dan pemegang taruh yang relevan. Mereka juga harus menyediakan latihan yang sesuai untuk memastikan pemahaman dan pematuhan terhadap piawaian ini.
Jaya menghargai hubungan kami dengan pembekal yang berkongsi komitmen kami terhadap kelakuan etikal, tanggungjawab sosial, dan kualiti. Dengan mematuhi Kod Tata Kelakuan Pembekal ini, pembekal menyumbang kepada rantaian bekalan yang mampan dan bertanggungjawab yang memberi manfaat kepada semua pihak yang terlibat.
Pelanggaran
Pelanggaran Kod Tata Kelakuan Pembekal oleh pembekal boleh berbeza dari segi sifat dan keparahannya. Berikut adalah beberapa contoh pelanggaran yang mungkin berlaku:
i.) Buruh Kanak-kanak: Menggaji pekerja bawah umur yang lebih rendah daripada umur kerja sah yang ditetapkan oleh undang-undang tempatan dan piawaian antarabangsa.
ii.) Buruh Paksa: Terlibat dalam sebarang bentuk buruh paksa atau wajib, dimana pekerja dipaksa bekerja di luar kehendak mereka.
iii.) Diskriminasi: Mendiskriminasi pekerja berdasarkan bangsa, jantina, agama, umur, ketidakupayaan, orientasi seksual, atau ciri-ciri lain yang dilindungi.
iv.) Pelanggaran Alam Sekitar: Membuang sisa secara tidak bertanggungjawab, mencemarkan sumber alam, atau tidak mematuhi peraturan alam sekitar.
v.) Rasuah: Menawarkan, memberi, menerima, atau meminta rasuah atau kelebihan lain yang tidak sewajar untuk mempengaruhi tindakan pegawai atau orang lain dalam urusan perniagaan.
vi.) Kecurian Harta Intelek: Penggunaan atau pengeluaran semula harta intelek Jaya tanpa kebenaran, seperti tanda dagangan, hak cipta, atau rahsia perdagangan.
vii.) Ketidakpatuhan Undang-undang: Melanggar sebarang undang-undang dan peraturan yang berkenaan, termasuk undang-undang buruh, peraturan alam sekitar, atau piawaian kesihatan dan keselamatan.
viii) Ketiadaan Ketelusan: Gagal untuk bersikap telus dalam amalan perniagaan, termasuk pelaporan yang tidak tepat, pengiklanan yang mengelirukan, atau menahan maklumat dari Jaya.
Apabila pelanggaran dikenalpasti, Jaya mungkin bertindak berdasarkan keparahan pelanggaran. Tindakan ini boleh termasuk seperti yang berikut:
i.) Tindakan Pembetulan Segera: Memerlukan pembekal untuk menangani pelanggaran dengan segera dan melaksanakan langkah pembetulan.
ii.) Amaran: Mengeluarkan amaran formal kepada pembekal, menggariskan pelanggaran dan menentukan tindakan yang perlu diambil untuk memperbetulkan situasi.
iii.) Percubaan: Meletakkan pembekal dalam tempoh percubaan, di mana pematuhan mereka terhadap kod tata kelakuan dipantau dengan rapat.
iv.) Penamatan Kontrak: Memutuskan hubungan perniagaan dengan pembekal jika pelanggaran itu serius atau jika tindakan pembetulan tidak diambil dalam tempoh masa yang ditetapkan.
Harap maklum bahawa Jaya akan melakukan siasatan menyeluruh untuk menentukan sifat dan skop pelanggaran sebelum membuat keputusan mengenai tindakan yang sesuai.
Laporan
Pembekal bebas melaporkan sebarang kebimbangan, penipuan yang diketahui dan/atau disyaki/salahlaku melalui saluran seperti dibawah:
• E-mel: [email protected]
Jaya Grocer akan mematuhi prinsip-prinsip berikut berkenaan dengan sebarang isu yang dibangkit dengan niat baik:
1. Kerahsiaan: – Semua laporan yang dibuat dan identiti pelapor akan dilrindungi sepenuhnya, sejauh yang dibenarkan oleh undang-undang dan keperluan sebarang siasatan.
2. Pembalasan: – Jaya Grocer tidak akan bertolak ansur terhadap sebarang bentuk pembalasan, tindakan balas atau gangguan terhadap pelapor.
Sebagai sebahagian daripada perjanjian pembekal kami dan dalam Pesanan Pembelian kami, pembekal kami memahami dan mengakui bahawa mereka akan mematuhi Tatakelakuan Pembekal kami yang dilampirkan disini.